Qu'il s'agisse d'un petit bureau, d'une startup dynamique ou d'une multinationale, la qualité du café proposé reflète l'attention portée au bien-être des équipes. Face à la multitude d'options disponibles sur le marché, comment choisir la machine à café idéale pour votre entreprise ?
Découvrons ensemble tout ce que vous devez savoir pour faire le meilleur choix.
L'intérêt d'une machine à café entreprise
L'installation d'une machine à café professionnelle dans une entreprise présente de nombreux avantages stratégiques :
- Permet la création d'un espace de convivialité : La machine à café devient naturellement un point de rencontre où les collaborateurs de différents services peuvent échanger de manière informelle, favorisant ainsi le partage d'idées et le renforcement des liens professionnels.
- Peut améliorer la productivité : Le café contient de la caféine qui stimule la concentration et réduit la sensation de fatigue. Des études montrent qu'une pause café bien organisée peut augmenter l'efficacité au travail de 15%.
- Permet la réduction des temps de pause externes : Avec une solution de qualité sur place, les employés sont moins tentés de quitter les locaux pour chercher leur café à l'extérieur, optimisant ainsi le temps de présence effective.
- Valorise l'image de la société : Offrir un café de qualité témoigne de l'attention portée au bien-être des collaborateurs, un argument de plus en plus important pour attirer et fidéliser les talents.
- Un bon outil de réception pour les visiteurs : Une bonne machine permet d'accueillir clients et partenaires avec une boisson de qualité, renforçant l'image professionnelle de l'entreprise.
- C'est une source potentielle de revenus : Dans certains cas, les machines payantes peuvent générer un petit flux financier qui permet d'amortir l'investissement ou de financer d'autres initiatives pour le personnel.
- Permet de réduire l'empreinte écologique : Une machine professionnelle centralisée réduit les déchets individuels liés aux gobelets jetables ou aux capsules individuelles que les employés pourraient apporter.
Les différents types de machines à café pour entreprise
Le choix d'une machine à café professionnelle dépend principalement de la taille de votre entreprise et de vos besoins spécifiques :
- Machines à café à grain : Idéales pour les moyennes et grandes entreprises, elles offrent un café fraîchement moulu avec une qualité supérieure. Ces machines automatiques permettent de préparer diverses boissons (espresso, cappuccino, latte) d'une simple pression.
- Machines à dosettes ou capsules : Parfaites pour les petites structures, elles garantissent propreté et simplicité d'utilisation. Les solutions Nespresso entreprise sont particulièrement prisées pour leur fiabilité et la variété des cafés proposés.
- Machines traditionnelles : Pour les entreprises souhaitant offrir une expérience barista, ces machines professionnelles nécessitent une formation mais produisent un café de très haute qualité.
Si vous n’êtes ni restaurateur ni hôtelier, la machine à café de type comptoir (machine à expresso) ne sera pas la solution. Trop de manipulation, trop lente, un peu trop « artisanale » pour servir plusieurs dizaines de cafés à l’heure.
Quelle est la réglementation sur l’hygiène de la machine à café au bureau ?
Post-COVID et déconfinement, les règles de la salle de pause ont un peu changées.
Il faut protéger au mieux les employés et visiteurs avec une hygiène particulièrement surveillée et une décontamination de tous les équipements collectifs :
- Aérer régulièrement la pièce dédiée à la machine à café
- Établir un plan de nettoyage et de désinfection
- Mettre un distributeur de gel hydroalcoolique à côté de la machine à café
- Imposer l’usage du gobelet individuel lavable
- Limiter les contacts avec un distributeur de café sans contact par exemple, ou une commande à pédale.
Le Code du travail et la réglementation sanitaire ont leur mot à dire sur tout ce qui se passe sur le lieu de travail, y compris sur la pause-café !
Machine à café ou distributeur à café ?
Il est important de distinguer ces deux options qui répondent à des besoins différents :
- La machine à café sur socle ou à poser : Elle est soit raccordée au réseau d'eau, soit équipée d'un réservoir d'eau à remplir régulièrement. Sa capacité est généralement limitée à environ 50 tasses maximum par jour, ce qui la rend adaptée aux petites et moyennes structures.
- Le distributeur automatique format armoire : Plus imposant, il offre une variété plus large de boissons, possède une plus grande capacité et est directement relié au réseau d'eau. Ces modèles peuvent servir environ 200 boissons quotidiennes et conviennent aux grandes entreprises.
Pour les PME, l'investissement dans un distributeur automatique peut etre surdimensionné et coûteux. Une machine à dosettes ou à capsules représente généralement une solution plus adaptée à leurs besoins et leur budget.
Achat ou location ?
Le prix de la location d’un distributeur automatique de café est d’environ 100 € à 200 € par mois. Il est possible d’acquérir ce type de machine à café en leasing, avec une option d’achat.
Le prix d’achat d’une machine à café varie de 1 200 à 5000 € pour une machine sur pied, et entre 3000 et 7000 € pour une armoire.
L'acquisition d'une machine à café professionnelle présente deux options principales, chacune avec ses avantages :
Achat de machine à café pour entreprise
Avantages :
- Investissement unique avec retour sur investissement à moyen terme
- Liberté totale dans le choix des consommables
- Absence d'engagement contractuel
Considérations :
- Coût initial plus élevé
- Responsabilité de l'entretien et des réparations
- Risque d'obsolescence technique
Le prix d'achat d'une machine à café entreprise varie considérablement : de 200€ pour un modèle simple à capsules jusqu'à 5000€ ou plus pour un équipement professionnel haut de gamme à grains.
Location machine à café entreprise
Avantages :
- Investissement initial réduit
- Entretien généralement inclus dans le contrat
- Possibilité de renouvellement régulier du matériel
Considérations :
- Coût potentiellement plus élevé sur le long terme
- Engagement contractuel souvent sur plusieurs années
- Choix parfois limité dans les fournisseurs de consommables
Le prix de location d'une machine à café entreprise se situe généralement entre 30€ et 150€ par mois, selon le type d'équipement et les services associés (maintenance, fourniture de consommables, etc.).
Le coût réel d'une machine à café en entreprise
Au-delà du prix d'achat ou de location, il faut considérer :
- Le coût par tasse : En moyenne entre 0,15€ et 0,50€ selon le type de machine et la qualité des consommables
- Les frais d'entretien : Nettoyage régulier, détartrage, maintenance préventive
- La consommation électrique : Variable selon les modèles
- Les accessoires : Gobelets, touillettes, sucre, etc.
- Le temps de gestion : Approvisionnement, nettoyage quotidien, relation avec les prestataires
Comment choisir sa machine à café professionnelle ?
Plusieurs critères doivent guider votre sélection :
- La taille de votre entreprise : Le nombre d'utilisateurs potentiels détermine la capacité nécessaire de la machine.
- Le budget disponible : Achat ou location, il convient d'évaluer le coût total incluant la machine, les consommables et l'entretien.
- La qualité du café souhaitée : Les machines à grains offrent généralement un café de meilleure qualité que les modèles à capsules, mais à un prix plus élevé.
- L'espace disponible : Certaines machines professionnelles nécessitent un espace conséquent et des raccordements spécifiques (eau, évacuation).
- L'autonomie recherchée : Les machines avec monnayeur ou systèmes de paiement permettent une gestion autonome.
Aspects légaux et fiscaux
L'installation d'une machine à café en entreprise présente certaines implications légales et fiscales qu'il convient de connaître :
- La TVA est récupérable sur l'achat ou la location de la machine
- Les consommables peuvent être comptabilisés comme frais professionnels
- La mise à disposition gratuite de café pour les employés constitue un avantage en nature non imposable
- Les machines payantes doivent respecter certaines réglementations fiscales
Exemple de modèles avec comparatif
Machines à café de bureau
Modèle | Caractéristiques principales | Capacité (cafés/jour) | Boissons disponibles | Échelle de prix | Points forts |
|---|---|---|---|---|---|
Lulea | Compacte et silencieuse | 30 | 16 | € | Idéale pour petits espaces |
Janne | Performante et innovante | 100 | 24 | €€ | Parfaite pour espaces détente et tisaneries |
Elin | Prestations haut de gamme | 100 | 24 | €€€ | Style et technologie, riche en goût |
Skali | Design moderne avec écran tactile | 100 | 40 | €€ | Large sélection de boissons |
Taje | Polyvalence et efficacité | 200 | 100 | €€€ | Variété infinie pour stimuler la créativité |
Esmée | Ultime et polyvalente | 200 | 100 | €€€ | Des cafés classiques aux recettes glacées |
Vejle | Performante et élégante | 200 | 24 | €€€ | Design et prestations haut de gamme |
Søren L | Intuitive et performante | 200 | 24 | €€€ | Idéale pour cafétéria d'entreprise |
Hejja | Qualité et flexibilité | 180 | 24 | €€€ | Style attrayant avec flexibilité maximale |
Aevar | Précision et élégance | 250 | 24 | €€€ | Machine exceptionnelle en qualité et performances |
Vanse | Adaptable à vos besoins | 250 | 24 | €€€ | Design attrayant avec options variées |
Milla | Deux fois plus de plaisir | 300 | 100 | €€€€ | Double type de café en grains possible |
TopBrewer | Élégance et innovation | 500 | Non précisé | €€€€ | Technologie poussée, qualité inégalée |
Distributeurs automatiques
Modèle | Caractéristiques principales | Capacité (cafés/jour) | Boissons disponibles | Échelle de prix | Points forts |
|---|---|---|---|---|---|
Bente | Un barista dans vos bureaux | 150 | 16 | €€ | Fiable même en cas de coups durs |
Olssøn | Polyvalent et intuitif | 100 | 40 | €€€ | Technologie fiable, connectivité intégrée |
Vaerløse | Performance et fiabilité | 200 | 18 | €€€ | Expérience café d'exception, rapidité |
Machines à café Expresso
Modèle | Caractéristiques principales | Capacité (cafés/jour) | Échelle de prix | Points forts |
|---|---|---|---|---|
Linea Mini | Un classique revisité | 50 | €€ | Format mini, performances conservées |
Barista | Expérience authentique | 300 | €€€ | Style italien, presque entièrement automatique |
Appia Life | Simple et innovante | 250 | €€€ | Rendement élevé, appréciée des baristas |
Linea Classic | Fiabilité exceptionnelle | 250 | €€€€ | Fidèle, fiable et constant |
Linea PB | Iconique et endurante | 250 | €€€€ | Intuitive et simple d'utilisation |
Eagle One | Design, performance et durabilité | 250 | €€€€ | Développée pour réduire l'impact environnemental |
Source : https://www.pleyce.com/machine-cafe/
(Échelle de prix : € = économique, €€ = moyen, €€€ = premium, €€€€ = haut de gamme)